RPA (Robotic Process Automation)

Apa itu RPA?

RPA adalah teknologi yang dirancang oleh input logis dan terstruktur profesional yang ditujukan untuk mengotomatisasi operasi bisnis. Organisasi dapat mengatur robot atau perangkat lunak untuk menyimpan dan mengoperasikan aplikasi untuk menangani transaksi, merevisi data, menghasilkan tanggapan, dan berinteraksi dengan struktur digital lainnya melalui alat RPA.

Tiga jenis utama RPA dipilih berdasarkan proses atau tugas yang diinginkan organisasi untuk diselesaikan oleh robot seperti “probots” untuk informasi dan pemrosesan data, ”knowbots” untuk pengumpulan dan penyimpanan data, dan ”chatbots” yang menjawab pertanyaan konsumen secara real-time sebagai agen virtual.

Apa arti RPA di masa depan? RPA tidak diartikan sebagai pengalihan pekerjaan personel kepada robot, namun RPA mengotomatisasikan prosedur organisasi dan memungkinkan robot dapat bekerja bersama personel.

Proses Otomatisasi RPA

Software otomatisasi robotik memungkinkan proses pekerjaan yang berulang menjadi lebih efisien, produktif, dan menghindari dari kesalahan manusia.

Dengan menggunakan RPA , personel dapat meminimalisir kesalahan saat melakukan aktivitas rutin seperti entri data atau operasi lainnya, sehingga memungkinkan adanya peningkatan pada virtual workforce.

RPA membutuhkan desain, perencanaan, dan administrasi yang baik untuk memperkuat bisnis. Berikut adalah beberapa langkah yang dipilih untuk menyukseskan pengintegrasian RPA ke dalam organisasi.

1. Mendefinisikan Kebutuhan dan Harapan Organisasi dengan Jelas.

Saat menentukan kebutuhan organisasi, Cyclone mempertimbangkan tentang fungsi apa yang dapat ditingkatkan beserta tanggung jawabnya, seperti perlengkapan dan layanan agar dapat mengoptimalkan alur bisnis dengan harapan yang logis.

Dimulai dari hierarki tujuan bisnis yang jelas dan menentukan kegunaan RPA untuk mencapainya. Mengelola ekspektasi stakeholders, termasuk personel  yang berkaitan dengan RPA dan manajernya, sehingga memungkinkan personel untuk sepenuhnya memanfaatkan teknologi baru ini dan hasil penerapannya.

Cyclone menggunakan data organisasi untuk menentukan posisi organisasi dengan waktu yang realistis dan mengembangkan strategi untuk mencapai harapan organisasi, sehingga menghindari dari kegagalan.

2. Menentukan Dampak Finansial.

RPA seringkali dianggap sebagai cara untuk menaikkan nilai pengembalian aset atau memotong biaya. Tapi dengan penekanan pada peningkatan pengalaman pengguna, peningkatan nilai organisasi akan dapat tercapai.

Bisnis besar yang melibatkan ribuan perwakilan layanan pengguna, seperti platform e-Commerce atau global lodging service. RPA “chatbot” dapat merespons pertanyaan dan permintaan paling umum pengguna dengan cepat sehingga mengurangi waktu tunggu agar adanya peningkatan kualitas layanan, pengalaman pengguna, dan ROI.

Cyclone menginformasikan personel IT pada tahap pertama transisi dari proses standar organisasi ke pendekatan RPA yang revolusioner dan mendorong staf IT untuk beradaptasi, serta menyesuaikannya. Semakin cepat menerapkan RPA, semakin cepat meningkatkan dan menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

3. Desain dan Perencanaan.

Banyak instalasi RPA gagal karena bisnis tidak memprioritaskan perencanaan. Jika organisasi tergesa-gesa dalam menyampaikan sesuatu, maka organisasi tersebut gagal dalam mempertimbangkan secara menyeluruh prosedur pertukaran informasi di berbagai bot yang dapat mengganggu proses bisnis di masa depan.

Sebelum menerapkan RPA, chief digital officer dari Genpact merekomendasikan untuk menentukan desain model operasional dan menetapkan bagaimana berbagai bot akan berinteraksi. Selain itu, beberapa pihak kerap gagal mempertimbangkan bagaimana operasi baru dapat mempengaruhi proses bisnis organisasi. Oleh karenanya, CIO harus merencanakan sebelumnya untuk menghindari gangguan bisnis.

4. Mempertimbangkan Dampak Manusia.

Adakah dampak dari organisasi terhadap orang-orang? Jika organisasi memiliki efek positif terhadap pengguna, perlu adanya peningkatan layanan. Namun sebaliknya, jika memberikan efek yang negatif, organisasi harus mengetahui letak kesalahannya melalui masukan dari klien dan tetap berusaha untuk konsisten melakukan perbaikan sampai organisasi mengalami peningkatan.

Penting juga untuk mempertimbangkan bagaimana hal itu akan memengaruhi personel. Cyclone berbicara tentang bagaimana personel yang tugasnya akan dilakukan oleh perangkat lunak RPA dapat memajukan karirnya. Cyclone memastikan personel bahwa bot perangkat lunak tidak menggantikan posisinya, namun memungkinkan personel untuk fokus pada pekerjaan yang lebih penting. Hal ini juga esensial dalam memantau reaksi personel terhadap ide-ide baru, merespons masukan, dan memantau perubahan produktivitas.

5. Mengintegrasikan RPA di seluruh siklus bisnis organisasi.

Setelah Cyclone menyelesaikan langkah sebelumnya, organisasi akan siap untuk mengintegrasikan teknologi RPA yang mutakhir ke dalam siklus pengembangannya. Hanya dengan beberapa minggu, semua area pada organisasi dengan pasti akan terjangkau oleh teknologinya sehingga akan terlihat seberapa baik bisnis berjalanan serta penghematan waktu dan  biayanya.

Teknologi RPA

Robotic Process Automation (RPA) merupakan teknologi yang sangat penting untuk mengonfigurasi otomatisasi tugas back-office yang berulang.

Ada banyak teknologi RPA yang tersedia untuk mencegah kesalahan dan menghemat waktu. Sebuah produk harus memenuhi kriteria berikut untuk dianggap sebagai teknologi Robotic Process Automation:

▸ Menyertakan bot dalam perangkat lunak pihak ketiga.

▸ Pekerjaan personel dapat diotomatisasi dengan atau tanpa campur tangan manusia.