On August 20, 2019, the Shanghai Municipal People's Government Order No.19 "Administrative Measures on Management of Lin-gang Special Area of China (Shanghai) Pilot Free Trade Zone" was issued, clearly stating that the Special Area should establish an integrated information management service platform, requiring:
Putting “all government services accessible via a single website” into practice, fully implementing Internet+ Government Services, and providing guidance, consultation and services for enterprises and institutions in the Special Area.
Establishing a comprehensive risk management system and strengthening supervision in key areas. Building a high-standard and intelligent supervision infrastructure to achieve interconnectivity, wider accessibility, and acceptance of the supervisory information.
Challenge 1: Hard to complete the integration and coordination of a large amount of data in a short time
Collecting, optimizing and implementing the procedures from multiple systems of the various agencies, and catering to the unique service lines and requirements of all districts and counties, are daunting tasks. It would take very long to build such a platform in such conditions. It is tough to meet the policy and service requirements of all areas.
Challenge 2: Separate systems are used among delegated agencies, without any unified data standard
There are not any unified data interfaces and standard data types among the integrated platform and the systems of other agencies. Rebuilding the existing systems for compatibility of interfaces may bring huge risks. Furthermore, using agreed data standards and specifications for individual procedures will make it more complex to realize cross-agency ones.
Challenge 3: Approvers have to input data into multiple systems, which are repetitive and complex tasks
Approvers have to input the data into multiple systems or modules, approve the data and check the results, which are complex and repetitive. So the efficiency and quality of user-facing services may be undermined.
As part of the integrated platform project, Cyclone’s AI Government Services Robot bridges the integrated platform and the vertical systems and feeds the process data received from the integrated platform into the vertical systems automatically, thus achieving the process automation of government services.
Taking the full life cycle application and approval of construction projects as an example, the process involves interconnection with 14 vertical agencies to achieve automation of 84 first-level procedures and 107 second-level procedures, including land project initiation approval, construction project permit, construction permit, completion acceptance and so on. All procedures can be automatically applied, approved, and retrieved.
AI Government Services Robot can simulate human operations on various business systems. Users submit application materials altogether, then AI Government Services Robot logs into the relevant business system according to the procedure to be handled, input and submit information, monitor the approval process. Once completed of approval, AI Government Services Robot automatically obtains the results, then logs into the next business system to input and submit the information until the completion of all the procedures.
With AI Government Services Robot, we don’t have to coordinate multiple institutions and build the systems across them. Instead, we only have to spend some time to complete the configuration of the businesses. AI Government Services Robot can shorten the implementation and construction cycle from several years as in the traditional way to only 3 months. The budget will see over 50% cut compared to the conventional way. And AI Government Services Robot can facilitate the data exchange among multiple systems, thus relieving government employees' burdens and significantly increasing their productivity. One administrative procedure can be handled, documented, and approved with 5 times higher efficiency.
Cyclone Robotics has turned itself into a preferred partner of financial institutions by significantly improving its business efficiency with its Cyclone RPA platform.
The high standard bearing steel produced by Xingcheng Special Steel has been ranked the first in China's production and sales volume for 18 years in a row and ranked the first in the world for 9 years.
Improved business efficiency and optimized business functions: Cyclone RPA helps Bank of Liuzhou realize automated operation and maintenance
Setelah kehadiran RPA (Robotic Process Automation) dan penggunaannya yang semakin meluas, seluruh dunia dapat memanfaatkan platform dan software yang telah melalui banyak peningkatan seperti peningkatan efisiensi, mempercepat proses, meminimalkan kesalahan, menghindari penambahan SDM, dan memfokuskan pengguna bisnis pada pekerjaan yang lebih penting.
RPA adalah teknologi yang dirancang oleh input logis dan terstruktur profesional yang ditujukan untuk mengotomatisasi operasi bisnis. Organisasi dapat mengatur robot atau perangkat lunak untuk menyimpan dan mengoperasikan aplikasi untuk menangani transaksi, merevisi data, menghasilkan tanggapan, dan berinteraksi dengan struktur digital lainnya melalui alat RPA.
Tiga jenis utama RPA dipilih berdasarkan proses atau tugas yang diinginkan organisasi untuk diselesaikan oleh robot seperti “probots” untuk informasi dan pemrosesan data, ”knowbots” untuk pengumpulan dan penyimpanan data, dan ”chatbots” yang menjawab pertanyaan konsumen secara real-time sebagai agen virtual.
Apa arti RPA di masa depan? RPA tidak diartikan sebagai pengalihan pekerjaan personel kepada robot, namun RPA mengotomatisasikan prosedur organisasi dan memungkinkan robot dapat bekerja bersama personel.
Software otomatisasi robotik memungkinkan proses pekerjaan yang berulang menjadi lebih efisien, produktif, dan menghindari dari kesalahan manusia.
Dengan menggunakan RPA , personel dapat meminimalisir kesalahan saat melakukan aktivitas rutin seperti entri data atau operasi lainnya, sehingga memungkinkan adanya peningkatan pada virtual workforce.
RPA membutuhkan desain, perencanaan, dan administrasi yang baik untuk memperkuat bisnis. Berikut adalah beberapa langkah yang dipilih untuk menyukseskan pengintegrasian RPA ke dalam organisasi.
Saat menentukan kebutuhan organisasi, Cyclone mempertimbangkan tentang fungsi apa yang dapat ditingkatkan beserta tanggung jawabnya, seperti perlengkapan dan layanan agar dapat mengoptimalkan alur bisnis dengan harapan yang logis.
Dimulai dari hierarki tujuan bisnis yang jelas dan menentukan kegunaan RPA untuk mencapainya. Mengelola ekspektasi stakeholders, termasuk personel yang berkaitan dengan RPA dan manajernya, sehingga memungkinkan personel untuk sepenuhnya memanfaatkan teknologi baru ini dan hasil penerapannya.
Cyclone menggunakan data organisasi untuk menentukan posisi organisasi dengan waktu yang realistis dan mengembangkan strategi untuk mencapai harapan organisasi, sehingga menghindari dari kegagalan.
RPA seringkali dianggap sebagai cara untuk menaikkan nilai pengembalian aset atau memotong biaya. Tapi dengan penekanan pada peningkatan pengalaman pengguna, peningkatan nilai organisasi akan dapat tercapai.
Bisnis besar yang melibatkan ribuan perwakilan layanan pengguna, seperti platform e-Commerce atau global lodging service. RPA “chatbot” dapat merespons pertanyaan dan permintaan paling umum pengguna dengan cepat sehingga mengurangi waktu tunggu agar adanya peningkatan kualitas layanan, pengalaman pengguna, dan ROI.
Cyclone menginformasikan personel IT pada tahap pertama transisi dari proses standar organisasi ke pendekatan RPA yang revolusioner dan mendorong staf IT untuk beradaptasi, serta menyesuaikannya. Semakin cepat menerapkan RPA, semakin cepat meningkatkan dan menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Banyak instalasi RPA gagal karena bisnis tidak memprioritaskan perencanaan. Jika organisasi tergesa-gesa dalam menyampaikan sesuatu, maka organisasi tersebut gagal dalam mempertimbangkan secara menyeluruh prosedur pertukaran informasi di berbagai bot yang dapat mengganggu proses bisnis di masa depan.
Sebelum menerapkan RPA, chief digital officer dari Genpact merekomendasikan untuk menentukan desain model operasional dan menetapkan bagaimana berbagai bot akan berinteraksi. Selain itu, beberapa pihak kerap gagal mempertimbangkan bagaimana operasi baru dapat mempengaruhi proses bisnis organisasi. Oleh karenanya, CIO harus merencanakan sebelumnya untuk menghindari gangguan bisnis.
Adakah dampak dari organisasi terhadap orang-orang? Jika organisasi memiliki efek positif terhadap pengguna, perlu adanya peningkatan layanan. Namun sebaliknya, jika memberikan efek yang negatif, organisasi harus mengetahui letak kesalahannya melalui masukan dari klien dan tetap berusaha untuk konsisten melakukan perbaikan sampai organisasi mengalami peningkatan.
Penting juga untuk mempertimbangkan bagaimana hal itu akan memengaruhi personel. Cyclone berbicara tentang bagaimana personel yang tugasnya akan dilakukan oleh perangkat lunak RPA dapat memajukan karirnya. Cyclone memastikan personel bahwa bot perangkat lunak tidak menggantikan posisinya, namun memungkinkan personel untuk fokus pada pekerjaan yang lebih penting. Hal ini juga esensial dalam memantau reaksi personel terhadap ide-ide baru, merespons masukan, dan memantau perubahan produktivitas.
Setelah Cyclone menyelesaikan langkah sebelumnya, organisasi akan siap untuk mengintegrasikan teknologi RPA yang mutakhir ke dalam siklus pengembangannya. Hanya dengan beberapa minggu, semua area pada organisasi dengan pasti akan terjangkau oleh teknologinya sehingga akan terlihat seberapa baik bisnis berjalanan serta penghematan waktu dan biayanya.
Robotic Process Automation (RPA) merupakan teknologi yang sangat penting untuk mengonfigurasi otomatisasi tugas back-office yang berulang.
Ada banyak teknologi RPA yang tersedia untuk mencegah kesalahan dan menghemat waktu. Sebuah produk harus memenuhi kriteria berikut untuk dianggap sebagai teknologi Robotic Process Automation:
▸ Menyertakan bot dalam perangkat lunak pihak ketiga.
▸ Pekerjaan personel dapat diotomatisasi dengan atau tanpa campur tangan manusia.
(+62) 21 8775 2975
Jam kerja 08:30 - 17:30
