With an annual production capacity of 6.9 million tons of special steel, Xingcheng Special Steel serves users in more than 60 countries and regions worldwide with unique steel products of various specifications and varieties and high quality and overall service portfolios. This time, Cyclone helps Xingcheng Special Steel use RPA, one of the key technologies to promote Enterprise Digital Transformation, remove repetitive work, cut costs, and increase efficiency.
In the Finance Department of Xingcheng Special Steel, the business user has to spend a lot of time running the two business processes: the product profitability analysis reporting and the manual handling of orders, receipts, and invoices:
Product Profitability Analysis Reporting: Every month, the business user spends one week distributing, collecting, and sorting data. After preparing the preliminary report, they have to reproduce it in Word, during which they should create graphics and charts, then do the typesetting work. This task is very time-consuming and laborious and may lead to the delayed delivery of reports due to the overlapped month-end settlement schedule.
Manual handling of orders, receipts, and invoices: In this process, the business user has to download more than 180 files from the system multiple times daily, generate financial documents based on them, input them into templates, and finally import them into the SAP system. It may take very long to finish downloading files, and the task is also repetitive.
In Xingcheng Special Steel Automation Project, Cyclone has reviewed the business processes of the customer’s finance department and accustomed its Cyclone RPA intelligent robot to their business system. In the first phase, we will guide the business departments to identify more applicable business scenarios.
The scopes of the RPA automation:
Review rules and create templates:
· Set up the standard template based on the processes' logic rules.
· Create a simplified and unified version of rules.
· Build the relevant process automation nodes accordingly.
Apply multiple technologies: Apply the Python plugins, Cyclone RPA built-in components, or other means to process the data in Excel and update the contents in Word. We will choose the most stable, easiest to maintain, and most efficient techniques to achieve the best results as per requirements.
Communicate the results: Communicate the results to the business user via email (or other agreed methods) while keeping the logs or other essential information for later review.
Other areas to optimize: The receiving addresses of the business user from branch plants can be maintained in a single configuration sheet. RPA intelligent robots can automatically send emails to the designated business users, according to the sheet.
Manual handling of orders, receipts, and invoices
Automate the steps in the system: In this process, use the built-in components in Cyclone RPA Studio to automate a large number of steps in the system. Most interface elements can be read directly and handled through the three-in-one approach. Those screen elements that cannot be read directly and managed will be identified via anchors or the CV technology.
Process data in Excel: Process the data in Excel in the background. In this process, both data reading or writing will be handled silently in the background. It will not open the Excel file in the foreground.
Communicate the results: Communicate the results to the business personnel via email (or other agreed methods) while keeping the logs or other essential information for later review.
In the past, it will require one staff to complete the product profitability analysis reporting within one week per month. And now, through the automation mechanism of Cyclone RPA intelligent robots, it can complete this process within 5 minutes. It can automatically generate the analysis report with unified formats, and the data accuracy reaches 100%.
With the Cyclone RPA robot automation technology, the business user can save 4 hours per week from handling orders, receipts and invoices manually.
Cyclone RPA intelligent robots will execute business operations in strict accordance with regulatory requirements to ensure data security and business compliance, thus reducing business risks caused by human errors.
Cyclone Robotics has turned itself into a preferred partner of financial institutions by significantly improving its business efficiency with its Cyclone RPA platform.
The high standard bearing steel produced by Xingcheng Special Steel has been ranked the first in China's production and sales volume for 18 years in a row and ranked the first in the world for 9 years.
Improved business efficiency and optimized business functions: Cyclone RPA helps Bank of Liuzhou realize automated operation and maintenance
Setelah kehadiran RPA (Robotic Process Automation) dan penggunaannya yang semakin meluas, seluruh dunia dapat memanfaatkan platform dan software yang telah melalui banyak peningkatan seperti peningkatan efisiensi, mempercepat proses, meminimalkan kesalahan, menghindari penambahan SDM, dan memfokuskan pengguna bisnis pada pekerjaan yang lebih penting.
RPA adalah teknologi yang dirancang oleh input logis dan terstruktur profesional yang ditujukan untuk mengotomatisasi operasi bisnis. Organisasi dapat mengatur robot atau perangkat lunak untuk menyimpan dan mengoperasikan aplikasi untuk menangani transaksi, merevisi data, menghasilkan tanggapan, dan berinteraksi dengan struktur digital lainnya melalui alat RPA.
Tiga jenis utama RPA dipilih berdasarkan proses atau tugas yang diinginkan organisasi untuk diselesaikan oleh robot seperti “probots” untuk informasi dan pemrosesan data, ”knowbots” untuk pengumpulan dan penyimpanan data, dan ”chatbots” yang menjawab pertanyaan konsumen secara real-time sebagai agen virtual.
Apa arti RPA di masa depan? RPA tidak diartikan sebagai pengalihan pekerjaan personel kepada robot, namun RPA mengotomatisasikan prosedur organisasi dan memungkinkan robot dapat bekerja bersama personel.
Software otomatisasi robotik memungkinkan proses pekerjaan yang berulang menjadi lebih efisien, produktif, dan menghindari dari kesalahan manusia.
Dengan menggunakan RPA , personel dapat meminimalisir kesalahan saat melakukan aktivitas rutin seperti entri data atau operasi lainnya, sehingga memungkinkan adanya peningkatan pada virtual workforce.
RPA membutuhkan desain, perencanaan, dan administrasi yang baik untuk memperkuat bisnis. Berikut adalah beberapa langkah yang dipilih untuk menyukseskan pengintegrasian RPA ke dalam organisasi.
Saat menentukan kebutuhan organisasi, Cyclone mempertimbangkan tentang fungsi apa yang dapat ditingkatkan beserta tanggung jawabnya, seperti perlengkapan dan layanan agar dapat mengoptimalkan alur bisnis dengan harapan yang logis.
Dimulai dari hierarki tujuan bisnis yang jelas dan menentukan kegunaan RPA untuk mencapainya. Mengelola ekspektasi stakeholders, termasuk personel yang berkaitan dengan RPA dan manajernya, sehingga memungkinkan personel untuk sepenuhnya memanfaatkan teknologi baru ini dan hasil penerapannya.
Cyclone menggunakan data organisasi untuk menentukan posisi organisasi dengan waktu yang realistis dan mengembangkan strategi untuk mencapai harapan organisasi, sehingga menghindari dari kegagalan.
RPA seringkali dianggap sebagai cara untuk menaikkan nilai pengembalian aset atau memotong biaya. Tapi dengan penekanan pada peningkatan pengalaman pengguna, peningkatan nilai organisasi akan dapat tercapai.
Bisnis besar yang melibatkan ribuan perwakilan layanan pengguna, seperti platform e-Commerce atau global lodging service. RPA “chatbot” dapat merespons pertanyaan dan permintaan paling umum pengguna dengan cepat sehingga mengurangi waktu tunggu agar adanya peningkatan kualitas layanan, pengalaman pengguna, dan ROI.
Cyclone menginformasikan personel IT pada tahap pertama transisi dari proses standar organisasi ke pendekatan RPA yang revolusioner dan mendorong staf IT untuk beradaptasi, serta menyesuaikannya. Semakin cepat menerapkan RPA, semakin cepat meningkatkan dan menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Banyak instalasi RPA gagal karena bisnis tidak memprioritaskan perencanaan. Jika organisasi tergesa-gesa dalam menyampaikan sesuatu, maka organisasi tersebut gagal dalam mempertimbangkan secara menyeluruh prosedur pertukaran informasi di berbagai bot yang dapat mengganggu proses bisnis di masa depan.
Sebelum menerapkan RPA, chief digital officer dari Genpact merekomendasikan untuk menentukan desain model operasional dan menetapkan bagaimana berbagai bot akan berinteraksi. Selain itu, beberapa pihak kerap gagal mempertimbangkan bagaimana operasi baru dapat mempengaruhi proses bisnis organisasi. Oleh karenanya, CIO harus merencanakan sebelumnya untuk menghindari gangguan bisnis.
Adakah dampak dari organisasi terhadap orang-orang? Jika organisasi memiliki efek positif terhadap pengguna, perlu adanya peningkatan layanan. Namun sebaliknya, jika memberikan efek yang negatif, organisasi harus mengetahui letak kesalahannya melalui masukan dari klien dan tetap berusaha untuk konsisten melakukan perbaikan sampai organisasi mengalami peningkatan.
Penting juga untuk mempertimbangkan bagaimana hal itu akan memengaruhi personel. Cyclone berbicara tentang bagaimana personel yang tugasnya akan dilakukan oleh perangkat lunak RPA dapat memajukan karirnya. Cyclone memastikan personel bahwa bot perangkat lunak tidak menggantikan posisinya, namun memungkinkan personel untuk fokus pada pekerjaan yang lebih penting. Hal ini juga esensial dalam memantau reaksi personel terhadap ide-ide baru, merespons masukan, dan memantau perubahan produktivitas.
Setelah Cyclone menyelesaikan langkah sebelumnya, organisasi akan siap untuk mengintegrasikan teknologi RPA yang mutakhir ke dalam siklus pengembangannya. Hanya dengan beberapa minggu, semua area pada organisasi dengan pasti akan terjangkau oleh teknologinya sehingga akan terlihat seberapa baik bisnis berjalanan serta penghematan waktu dan biayanya.
Robotic Process Automation (RPA) merupakan teknologi yang sangat penting untuk mengonfigurasi otomatisasi tugas back-office yang berulang.
Ada banyak teknologi RPA yang tersedia untuk mencegah kesalahan dan menghemat waktu. Sebuah produk harus memenuhi kriteria berikut untuk dianggap sebagai teknologi Robotic Process Automation:
▸ Menyertakan bot dalam perangkat lunak pihak ketiga.
▸ Pekerjaan personel dapat diotomatisasi dengan atau tanpa campur tangan manusia.
(+62) 21 8775 2975
Jam kerja 08:30 - 17:30
